Een wachtrij inrichten voor een gala of VIP-evenement: de complete gids

In een bank of aan een ticketbalie wil men een wachtrij wegwerken. Op een gala wil men dat ze niet te zien is. Uw gasten zijn bijna allemaal tegelijk aangekomen, in avondkledij, vaak als koppel, soms onder de lens van een fotograaf. Een paar goed georkestreerde minuten zetten de avond in gang; een samenscholing in de hal of voor de garderobe geeft de omgekeerde toon. Lang voordat u de eerste afzetpaal Prestige bestelt, wordt de inrichting bepaald door een eenvoudige berekening en een plattegrond op schaal.

Begin bij de stroom, niet bij het materiaal

Een wachtrij bestaat alleen omdat de aankomsten sneller gaan dan de controle. Schat dus, voordat u iets tekent, drie cijfers in: hoeveel gasten tijdens de piek aankomen, hoeveel tijd de controle van één gast kost en hoeveel posten u opent.

Het voorbeeld toont de kern: een extra ontvangstpost doet voor uw gasten vaak meer dan tien meter koord. Zodra het aantal posten vaststaat, bepaalt u de afmeting van de bufferzone. Reken als werkrichtlijn 0,8 tot 1 m wachtrij per persoon in avondkledij: men laat meer ruimte vrij dan aan een loket. Vijftien personen bij een piek komen dus overeen met 12 tot 15 m parcours.

Teken het parcours uit in vijf fases

Trek op het plan van de locatie de weg van een gast, van de auto tot aan zijn tafel. Elke fase heeft zijn functie en zijn niveau van enscenering.

1. Aankomst en afzetpunt

Eén enkel aankomstpunt, verlicht en aangegeven. Onze VIP-afzetpalen en fluwelen koorden worden aanbevolen voor gebruik binnenshuis: gebeurt het afzetten buiten, laat de prestigieuze afbakening dan beginnen onder een afdak of voorbij de deur, en voorzie een uitwijkplan bij regen of wind.

2. De rode loper en de photocall

Dit is de enige fase die gezien moet worden. De loper wordt aan weerszijden afgezoomd door een koord, terwijl de photocall een verbreding vormt waar men kan stilstaan zonder wie volgt te blokkeren. Voorzie een zijuitgang aan de fotowand, zodat de gasten kunnen doorlopen zonder terug te keren, en reserveer voor de fotografen een afgebakende zone aan de andere kant van het koord.

3. De controle van de uitnodigingen

Het punt dat de wachtrij veroorzaakt. Plaats de posten waar de locatie het breedst is, ver van de deur en nooit vlak aan het einde van de loper. Verdeel de lijsten per beginletter of per tafel, kondig dat aan met een bord dat van veraf leesbaar is, en houd een post ‘bijzondere gevallen’ achter de hand, zodat een ontbrekende naam niet de hele rij blokkeert.

4. De garderobe

De flessenhals die men vergeet: hier concentreert de wachttijd zich zowel bij aankomst als bij vertrek, en die tweede rij ontstaat aan het einde van de avond, wanneer iedereen moe is. Het is ook de plek waar een slingerende rij, discreet en buiten het zicht van de ingang, verantwoord is. Een DESIGN-koord volstaat daar, want fluweel blijft gereserveerd voor de zichtbare zones.

5. De toegang tot de zaal

Laatste filter, soms met een welkomstcocktail terwijl men wacht. Een koord dat op een vast tijdstip opengaat, maakt van het wachten een ontmoetingsmoment, op voorwaarde dat u genoeg oppervlakte, statafels en bediening voorziet, zodat niemand voor de deur staat te drentelen.

Eén, twee of drie rijen?

De VIP-baan heeft alleen zin als ze niemand voor het hoofd stoot. Hebt u maar één deur, scheid de stromen dan vooraf en voeg ze na de controle weer samen, in plaats van een rij voor ieders ogen te laten inhalen.

De VIP-afzetpaal en het koord kiezen

De VIP-reeks is de reeks voor de stijl ‘rode loper’. Twee modellen sturen de keuze, aan te vullen met een apart verkocht koord: de afzetpalen worden zonder koord geleverd.

• Afzetpaal Prestige in gesatineerd chroom: 95 cm hoog, zware voet van 9 kg en 32 cm diameter. De meest veelzijdige VIP-afzetpaal, op zijn plaats in hedendaagse decors.
• Gouden afzetpaal rode loper met bolkop: 99 cm hoog, dezelfde voet van 9 kg. Het toonbeeld van het theater en de grote receptie.

De champagnekleurige afzetpaal met dubbel koord tekent een nadrukkelijker en decoratievere grens, nuttig langs een zone die u duidelijk wilt voorbehouden. Langs een muur bespaart een chromen wandsteun of een gouden wandhaak een afzetpaal en maakt een voet op de vloer vrij. Tot slot, als uw zaal het hele jaar door avonden ontvangt, zijn de uitneembare afzetpalen met koord en grondhuls (DESIGN UNFIX), zoals dit model van geborsteld roestvrij staal, interessant: ze klikken vast op een in de vloer bevestigde voet en worden zonder gereedschap verwijderd. Voor de keuze van een koord op een permanente locatie raadpleegt u ook onze gids om een koord te kiezen in een hotel of een publiek toegankelijk gebouw.

Hoeveel afzetpalen voor een rode loper?

Houd bij een koord van 150 cm ongeveer 1,30 tot 1,40 m tussen twee afzetpalen: zo behoudt het fluweel zijn ronding. Tel per lijn één afzetpaal erbij en vergeet de secundaire lijnen niet: photocall, perszone, terugweg naar de garderobe.

Zo'n hoeveelheid moet verplaatst worden. Een VIP-afzetpaal weegt 9 kg, dus 180 kg voor twintig stuks: de opbergtrolley, die volgens de fiche tot 16 afzetpalen met ronde voet aankan, bespaart heen-en-weer geloop met de palen in de armen. Voor grote series vermelden de fiches prijzen per hoeveelheid, en wij kunnen een offerte op maat opstellen. Onze pagina evenementen en shows presenteert andere opstellingen.

Veiligheid gaat voor enscenering

Een avond op een plek die publiek ontvangt blijft aan de regels van die plek onderworpen, en de organisator moet rekening houden met het veiligheidsdossier van de exploitant. In Frankrijk verdienen vier punten een systematische controle.

• Vluchtwegen en uitgangen: geen opgeslagen voorwerp of uitsteeksel mag hun reglementaire breedte verkleinen (artikel CO 37). Omdat een mobiele afzetpaal kan worden verplaatst of omgegooid, plaatst u hem niet in een vluchtweg, behalve in een verbreding die een wachtzone vormt en met akkoord van de veiligheidsverantwoordelijke van de locatie.
• De bruikbare breedte: reken voor een toegankelijke route op 1,40 m vrije breedte in een nieuw gebouw en 1,20 m in een bestaand gebouw. Meet tussen de voeten: met een voet van 32 cm hebt u ongeveer 1,72 m hart op hart nodig om 1,40 m netto vrij te houden.
• De loper zelf: de randen en aansluitingen moeten stevig vastzitten en mogen geen oneffenheid vormen waarover men kan struikelen, vooral met hoge hakken of een rolstoel.
• Personen met beperkte mobiliteit: het ereparcours moet voor iedereen hetzelfde blijven. Een rolstoel moet over de loper kunnen rijden, door de controle kunnen en de garderobe kunnen bereiken zonder omweg via een serviceingang.

Wijs op de dag zelf iemand aan die de afbakening loshaakt en weghaalt als de veiligheidsverantwoordelijke daarom vraagt, en laat die persoon het evacuatieplan van de locatie kennen. In een zaal in België zijn de bovenstaande waarden niet zomaar van toepassing: neem contact op met de exploitant en de hulpverleningszone.

De terugplanning van de wachtrij

• 6 tot 8 weken vooraf: gastenlijst, uurroosters, bezoek aan de locatie, opvragen van het plan en de veiligheidsvoorschriften.
• 4 weken vooraf: plan op schaal van het parcours, berekening van de posten, materiaallijst. Bestel op dat moment en controleer de beschikbaarheid en de levertijd op elke fiche of via een offerte.
• 2 weken vooraf: goedkeuring van het plan door de veiligheidsverantwoordelijke, bewegwijzering, verduidelijkingen op de uitnodiging (uur, toegang, voor te leggen document).
• De dag ervoor: proefopstelling, test van de controletijd met enkele personen, controle van de bevestigingen van de loper.
• 2 uur vooraf: definitieve opstelling, koorden op één lijn en met dezelfde doorhang, briefing van de hostessen en van de beveiliging.
• Tijdens de piek: iemand houdt de rij in het oog en opent een post of verplaatst een lijn zodra de wachttijd oploopt.
• Bij het vertrek: versterkte garderobe, koorden aan de ingang weggehaald om de doorgang vrij te maken, daarna het materiaal opbergen.

Veelgestelde vragen

Hoe breed moet een rode loper zijn?

Ga uit van de breedte die tussen de voeten van de afzetpalen vrij moet blijven: minstens 1,40 m in een nieuw gebouw en 1,20 m in een bestaand gebouw op een toegankelijke route in Frankrijk, meer als twee koppels elkaar moeten kunnen kruisen. De breedte van de loper volgt daaruit, met de afzetpalen aan weerszijden geplaatst.

Rood of blauw voor het koord?

Rood doet meteen denken aan film en ceremonie. Blauw oogt soberder en past goed bij instellingen of merken waarvan het de kleur is. Houd ook rekening met de kleur van de loper: een koord in dezelfde tint valt weg, een contrasterend koord tekent het parcours beter uit.

Chroom of goud?

Gesatineerd chroom past bij hedendaagse decors en beperkt vingerafdrukken. Goud is warmer en plechtiger. Het belangrijkste is de karabijnhaken af te stemmen op de afzetpaal en de twee afwerkingen niet te mengen op dezelfde lijn.

Kunt u afzetpalen met band gebruiken voor een gala?

Ja, buiten het zicht: garderobe, perstoegang, technische zones. Een bedrukte band op een LIMIT-afzetpaal kan ook de naam van een partner dragen bij de controle. Op de rode loper en voor de photocall blijft het koord geschikter.

Hoe voorkomt u een samenscholing voor de photocall?

Laat de gasten aan de ene kant binnenkomen en aan de andere kant vertrekken, houd een voldoende brede verbreding aan en zet iemand in om de doorstroming te vergemakkelijken bij grote drukte. Ook het aantal controleposten na de photocall telt: raken die verzadigd, dan loopt het hele parcours stroomopwaarts vast.

Kan het materiaal na het evenement opnieuw worden gebruikt?

Dat is zelfs het voordeel van de aankoop voor een locatie of organisator die regelmatig ontvangt: de koorden haakt u los en de afzetpalen gebruikt u daarna bij de ontvangst of tijdens volgende avonden. Bewaar ze stofvrij om het fluweel te behouden.

Kort samengevat

Een mooie wachtrij voor een gala bouwt u in deze volgorde op: eerst de stroom, dan het plan, het materiaal als laatste. Bereken uw controleposten, teken uw vijf fases uit, scheid de doelgroepen vooraf, laat de plaatsen goedkeuren en reserveer het fluweel voor wat zichtbaar is. Uw gasten onthouden niet dat ze hebben gewacht, maar dat ze zijn ontvangen.