Eine Warteschlange für Gala oder VIP-Event einrichten: der vollständige Leitfaden

In einer Bank oder an einer Ticketkasse will man eine Schlange abbauen. Bei einer Gala will man, dass man sie nicht sieht. Ihre Gäste sind fast alle gleichzeitig eingetroffen, in Abendgarderobe, oft als Paar, manchmal unter der Linse eines Fotografen. Einige gut orchestrierte Minuten eröffnen den Abend; ein Gedränge in der Halle oder vor der Garderobe setzt den gegenteiligen Ton. Lange bevor Sie den ersten Kordelpfosten „Prestige“ bestellen, entscheidet sich die Gestaltung anhand einer einfachen Berechnung und eines maßstabsgetreuen Plans.

Beginnen Sie mit dem Besucherstrom, nicht mit dem Mobiliar

Eine Warteschlange entsteht nur, weil die Ankünfte schneller sind als die Kontrolle. Bevor Sie irgendetwas zeichnen, schätzen Sie daher drei Zahlen: wie viele Gäste während der Spitze eintreffen, wie lange die Kontrolle eines Gastes dauert und wie viele Einlassstationen Sie öffnen.

Das Beispiel zeigt das Wesentliche: Eine zusätzliche Einlassstation tut für Ihre Gäste oft mehr als zehn Meter Kordel. Sobald die Zahl der Stationen feststeht, dimensionieren Sie die Pufferzone. Rechnen Sie als Arbeitswert mit 0,8 bis 1 m Warteschlange pro Person in Abendgarderobe: Man lässt mehr Platz als an einem Schalter. Ein Schub von fünfzehn Personen entspricht daher 12 bis 15 m Weg.

Zeichnen Sie den Weg in fünf Abschnitten

Zeichnen Sie im Plan des Ortes den Weg eines Gastes vom Auto bis zu seinem Tisch ein. Jeder Abschnitt hat seine Funktion und seinen eigenen Grad der Inszenierung.

1. Ankunft und Absetzen der Gäste

Ein einziger Ankunftspunkt, beleuchtet und gekennzeichnet. Unsere VIP-Absperrpfosten und Samtkordeln werden für den Innenbereich empfohlen: Wenn die Gäste draußen abgesetzt werden, lassen Sie die repräsentative Absperrung unter einem Vordach oder erst hinter der Tür beginnen, und planen Sie einen Ausweichplan für Regen oder Wind ein.

2. Roter Teppich und Photocall

Dies ist der einzige Abschnitt, der sichtbar sein soll. Der Teppich wird auf beiden Seiten von einer Kordel eingefasst, während der Photocall eine Erweiterung bildet, in der man stehen bleiben kann, ohne die Nachfolgenden aufzuhalten. Sehen Sie einen seitlichen Ausgang der Fotowand vor, damit die Gäste weitergehen können, ohne den Weg zurückzugehen, und reservieren Sie den Fotografen einen abgegrenzten Bereich auf der anderen Seite der Kordel.

3. Die Einladungskontrolle

Hier entsteht die Warteschlange. Platzieren Sie die Stationen dort, wo der Ort am breitesten ist, abseits der Tür und niemals direkt am Ende des Teppichs. Verteilen Sie die Listen nach Anfangsbuchstaben oder nach Tisch, kündigen Sie dies mit einem aus der Ferne lesbaren Schild an, und halten Sie eine Station für „Sonderfälle“ bereit, damit ein fehlender Name nicht die ganze Reihe blockiert.

4. Die Garderobe

Der Engpass, den man vergisst: Er bündelt das Warten bei der Ankunft ebenso wie beim Aufbruch, und diese zweite Schlange bildet sich am Ende des Abends, wenn alle müde sind. Hier ist auch der Ort, an dem eine dezente Schlangenlinie außerhalb des Blicks vom Eingang gerechtfertigt ist. Eine DESIGN-Kordel genügt dort, der Samt bleibt den sichtbaren Bereichen vorbehalten.

5. Der Einlass in den Saal

Letzter Filter, manchmal mit einem Warte-Cocktail. Eine zu einer festen Uhrzeit geöffnete Kordel verwandelt das Warten in einen Moment der Begegnung, vorausgesetzt, es gibt genug Fläche, Stehtische und Service, damit niemand vor der Tür von einem Fuß auf den anderen tritt.

Eine, zwei oder drei Warteschlangen?

Die VIP-Spur ist nur sinnvoll, wenn sie niemanden kränkt. Haben Sie nur eine einzige Tür, trennen Sie die Ströme vorher und führen Sie sie nach der Kontrolle wieder zusammen, statt eine Schlange vor aller Augen überholen zu lassen.

VIP-Absperrpfosten und Kordel auswählen

Die Serie VIP steht für den Stil „roter Teppich“. Zwei Modelle bestimmen die Wahl; ergänzt werden sie durch eine separat verkaufte Kordel: Die Absperrpfosten werden ohne Kordel geliefert.

• Kordelpfosten „Prestige“, verchromt und satiniert: 95 cm hoch, schwerer Fuß mit 9 kg und 32 cm Durchmesser. Der vielseitigste VIP-Absperrpfosten, der sich in zeitgenössischen Einrichtungen wohlfühlt.
• Goldener Kordelpfosten für den roten Teppich, mit Kugelkopf: 99 cm hoch, derselbe Fuß mit 9 kg. Das Sinnbild von Theater und großem Empfang.

Der Absperrpfosten mit Doppelkordel in Champagnerfarben zeichnet eine deutlichere und dekorativere Grenze, nützlich entlang eines Bereichs, den man klar reservieren möchte. An einer Wand erspart ein verchromter Wandhalter oder ein goldener Wandhaken einen Absperrpfosten und gibt einen Standfuß am Boden frei. Veranstaltet Ihr Saal das ganze Jahr über Abendveranstaltungen, lassen sich die herausnehmbaren Kordelpfosten mit Bodenhülse, wie dieser Kordelpfosten aus gebürstetem Edelstahl, auf eine am Boden befestigte Basis klipsen und ohne Werkzeug wieder entfernen. Zur Wahl einer Kordel an einem festen Ort siehe auch unseren Ratgeber zur Kordelauswahl für Hotels und öffentlich zugängliche Gebäude.

Wie viele Kordelpfosten braucht ein roter Teppich?

Halten Sie bei einer Kordel von 150 cm etwa 1,30 bis 1,40 m zwischen zwei Absperrpfosten ein: So behält der Samt seinen Bogen. Zählen Sie pro Linie einen Absperrpfosten hinzu, und vergessen Sie die Nebenlinien nicht: Photocall, Pressebereich, Rückweg zur Garderobe.

Eine solche Menge muss gehandhabt werden. Ein VIP-Absperrpfosten wiegt 9 kg, bei zwanzig Stück also 180 kg: Der Transportwagen, der laut Datenblatt bis zu 16 Absperrpfosten mit rundem Fuß aufnimmt, erspart das Hin- und Hertragen von Hand. Bei großen Stückzahlen zeigen die Datenblätter Mengenpreise, und wir können ein individuelles Angebot erstellen. Unsere Seite Veranstaltungen und Shows stellt weitere Konfigurationen vor.

Sicherheit geht vor Inszenierung

Ein Abend in einem öffentlich zugänglichen Gebäude (ERP in Frankreich) unterliegt weiterhin dessen Regeln, und der Veranstalter muss sich mit dem Sicherheitsdossier des Betreibers arrangieren. In Frankreich verdienen vier Punkte eine systematische Prüfung.

• Fluchtwege und Ausgänge: Keine Lagerung und kein Vorsprung darf ihre vorgeschriebene Breite verringern (französischer Artikel CO 37). Da ein beweglicher Absperrpfosten verschoben oder umgestoßen werden kann, stellen Sie ihn nicht in einem Fluchtweg auf, außer in einer Erweiterung, die einen Wartebereich bildet, und mit Zustimmung des Sicherheitsverantwortlichen des Ortes.
• Die nutzbare Breite: Rechnen Sie für einen barrierefreien Weg mit 1,40 m freier Breite in einem Neubau und 1,20 m in einem Bestandsgebäude. Messen Sie zwischen den Standfüßen: Bei einem Fuß von 32 cm braucht es etwa 1,72 m von Achse zu Achse, um 1,40 m netto zu behalten.
• Der Teppich selbst: Seine Ränder und Stöße müssen fest fixiert sein und dürfen keine Kante bilden, über die man stolpern könnte, insbesondere mit hohen Absätzen oder im Rollstuhl.
• Menschen mit eingeschränkter Mobilität: Der Ehrenweg muss für alle derselbe bleiben. Ein Rollstuhl muss den Teppich befahren, die Kontrolle passieren und die Garderobe erreichen können, ohne Umweg über eine Servicetür.

Bestimmen Sie am Tag der Veranstaltung eine Person, die die Absperrung aushängt und entfernt, wenn der Sicherheitsverantwortliche dies verlangt, und machen Sie sie mit dem Evakuierungsplan des Ortes vertraut. In einem Saal in Belgien gelten die obigen Werte nicht unverändert: Wenden Sie sich an den Betreiber und an die Hilfeleistungszone.

Die Rückwärtsplanung für die Warteschlange

• 6 bis 8 Wochen vorher: Gästeliste, Zeitplan, Ortsbesichtigung, Beschaffung des Plans und der Sicherheitsvorgaben.
• 4 Wochen vorher: maßstabsgetreuer Plan des Weges, Berechnung der Stationen, Materialliste. Bestellen Sie zu diesem Zeitpunkt und prüfen Sie Verfügbarkeit und Lieferzeit auf jedem Datenblatt oder per Angebot.
• 2 Wochen vorher: Freigabe des Plans durch den Sicherheitsverantwortlichen, Beschilderung, Angaben auf der Einladung (Uhrzeit, Zugang, vorzuzeigendes Dokument).
• Am Vortag: Probeaufbau, Test der Kontrollzeit an einigen Personen, Kontrolle der Teppichbefestigungen.
• 2 Stunden vorher: endgültiger Aufbau, Kordeln ausgerichtet und mit gleicher Durchhanghöhe, Briefing der Hostessen und des Sicherheitsdienstes.
• Während der Spitze: Eine Person beobachtet die Schlange und öffnet eine Station oder verschiebt eine Linie, sobald die Wartezeit länger wird.
• Beim Aufbruch: verstärkte Garderobe, Kordeln am Eingang entfernt, um den Durchgang freizugeben, danach Verstauen des Materials.

Häufige Fragen

Welche Breite sollte ein roter Teppich haben?

Gehen Sie von der Breite aus, die zwischen den Standfüßen der Absperrpfosten frei bleiben muss: mindestens 1,40 m in einem Neubau und 1,20 m in einem Bestandsgebäude auf einem barrierefreien Weg in Frankreich, mehr, wenn sich zwei Paare begegnen müssen. Die Breite des Teppichs ergibt sich daraus, wobei die Absperrpfosten beiderseits aufgestellt werden.

Rot oder Blau für die Kordel?

Rot weckt sofort Assoziationen an Kino und Zeremonie. Blau wirkt nüchterner und passt gut zu Institutionen oder Marken, deren Farbe es ist. Berücksichtigen Sie auch die Farbe des Teppichs: Eine Kordel im selben Farbton verschmilzt mit ihm, eine kontrastierende Kordel zeichnet den Weg besser nach.

Verchromt oder golden?

Satiniertes Chrom passt zu zeitgenössischen Einrichtungen und begrenzt Fingerabdrücke. Gold wirkt wärmer und feierlicher. Wichtig ist, die Karabiner auf den Absperrpfosten abzustimmen und die beiden Ausführungen nicht auf derselben Linie zu mischen.

Kann man für eine Gala Absperrpfosten mit Gurtband verwenden?

Ja, außerhalb des Sichtbereichs: Garderobe, Pressezugang, technische Bereiche. Ein bedrucktes Gurtband an einem LIMIT-Absperrpfosten kann auch den Namen eines Partners in der Nähe der Kontrolle tragen. Auf dem roten Teppich und vor dem Photocall bleibt die Kordel besser geeignet.

Wie vermeidet man ein Gedränge vor dem Photocall?

Lassen Sie die Gäste auf der einen Seite hinein- und auf der anderen hinausgehen, halten Sie eine ausreichende Erweiterung bereit und stellen Sie eine Person ab, die den Durchgang bei starkem Andrang zügig hält. Auch die Zahl der Einlassstationen nach dem Photocall zählt: Sind sie überlastet, staut sich der gesamte Weg davor.

Lässt sich das Material nach der Veranstaltung wiederverwenden?

Das ist sogar der Vorteil des Kaufs für einen Ort oder Veranstalter, der regelmäßig Gäste empfängt: Die Kordeln lassen sich aushängen, und die Absperrpfosten werden danach am Empfang oder bei den folgenden Abenden eingesetzt. Bewahren Sie sie staubgeschützt auf, um den Samt zu schonen.

Kurz gefasst

Eine schöne Galaschlange entsteht in dieser Reihenfolge: zuerst der Besucherstrom, dann der Plan, zuletzt das Material. Berechnen Sie Ihre Einlassstationen, zeichnen Sie Ihre fünf Abschnitte, trennen Sie die Besuchergruppen vorab, lassen Sie die Standorte freigeben und reservieren Sie den Samt dann für das, was gesehen wird. Ihre Gäste werden sich nicht daran erinnern, gewartet zu haben, sondern daran, empfangen worden zu sein.